ERP

ความหมายของ Erp (Enterprise Resource Planning)

Erp ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ถ้าแปลตรงตัวคือ การวางแผนทรัพยากร
ทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ การบริหารเพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสุงสุด
ของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศ ที่องค์กรสามารถนำแนวคิด
และวิธีการบริหารของ ERPมาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร กล่าวคือ ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศในองค์กรที่สามารถบูรณาการ (Integrate) รวมงานลัก (Core Bussiness Process) ต่าง ๆ
ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคลเข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยง ณ เวลานั้นทันที (Real Time)

บทบาทของ ERP คืออะไร

สภาพธุรกิจที่มีขนาดใหญ่และมีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง เป็นผลทำให้เกิดการเชื่อมโยงของกิจกรรม
สร้างมูลค่าให้กับลูกค้า ของแผนกต่างๆที่เกี่ยวข้อง ยาวและซับซ้อนขึ้น และเมื่อความเชื่อมโยงของกิจกรรมต่างๆขยายใหญ่และซับซ้อนขึ้น ถ้าไม่มีระบบข้อมูลในการจัดการที่ดี โอกาสที่จะเกิดปัญหาในการรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมย่อมทำได้ยาก และผลที่ตามมาคือ ข้อมูลมากแต่ไม่รู้ว่าข้อมูลอันไหนที่เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจที่จะลงทุนและบริหารทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพได้ ดังนั้น ERP ก็คือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ในเชิงบริหารที่เกิดขึ้นดังกล่าวอีกทั้งจะช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังรูปต่อไปนี้

ประโยชน์ในการนำ ERP มาใช้ 

- เกิดการปฏิรูปการทำงาน
- การเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมให้กับกระบวนการทางธุรกิจ
- การทำให้การบริหารงานได้รวดเร็ว ไวต่อเหตุการณ์
- การลดลงของค่าใช้จ่ายโดยรวมขององค์กร
- เกิดการปฏิรูปการบริหารธุรกิจ
- ความสามารถในการรับรู้สภาพการณ์โดยรวมของการบริหารได้แบบเรียลไทม์
- ความสามารถในการปรับเปลี่ยนเพื่อให้องค์กรโดยรวมมีประสิทธิภาพสูงสุด
- ความสามารถในการตัดสินใจได้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์
- เกิดการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร
- การเป็นตัวเองและความกระตือรือร้นของพนักงาน
- การใช้ความสามารถของพนักงานให้เกิดผลสำเร็จ
- การใช้ความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานในการบริหารองค์กรให้เกิดผลสำเร็จ

CRM

การบริหารลูกค้าสัมพันธ์

(Customer Relationship Management : CRM)

การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า โดยการใช้เทคโนโลยีและการใช้บุคลากรอย่างมีหลักการ
จะช่วยให้เกิดการบริการลูกค้าที่ดีขึ้น การเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพฤติกรรมในการใช้จ่ายและ
ความต้องการของลูกค้า ทำให้เกิดประโยชน์ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการบริการรวมไปถึง
นโยบายในด้านการจัดการ ซึ่งมีเป้าหมายสุดท้ายในการเปลี่ยนจากผู้บริโภคไปสู่
การเป็นลูกค้าตลอดไป CRM เข้ากับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้งานได้ง่าย อีกทั้งยังลดความ
สลับซับซ้อนที่อาจจะยังไม่ทราบได้ว่าจะเริ่มแก้จากตรงจุดไหน
หน้าที่งานของระบบ CRM มักจะรวมถึง ระบบการบริหารการขาย ระบบ
การตลาดแบบอัตโนมัติ ระบบรองรับการบริการลูกค้า และระบบลูกค้าสัมพันธ์ (Call Center)

เนื่องจากระบบ CRM เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการดำเนินธุรกิจที่นำเอาเทคโนโลยี
ต่าง ๆ มาปรับใช้ ดังนั้นการดูแลระบบให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะต้องอาศัยความ
ร่วมมือจากหลายฝ่าย เช่น ฝ่ายสารสนเทศ หรือผู้ออกแบบและผู้จัดทำเว็บไซต์ขององค์กร  
นอกจากนั้นการเชื่อมระบบ ERP กับ CRM เข้าด้วยกัน แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก 
และอาจจะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายสูง แต่ก็จะช่วยให้ประสบความสำเร็จ
ในการขายและบางทีอาจจะนำเสนอบริการในรูปแบบอื่นให้กับลูกค้าได้ 


CRM คืออะไร
CRM ย่อมาจาก Customer Relationship Management หรือเรียกว่า
การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ ซึ่งก็คือการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า โดยการใช้เทคโนโลยีและการ
ใช้บุคลากรอย่างมีหลักการ CRM ได้ถูกนำมาใช้มากยิ่งขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องมาจากจำนวนคู่แข่งของ
ธุรกิจแต่ละประเภทเพิ่มขึ้นสูงมาก  การแข่งขันรุนแรงขึ้นในขณะที่จำนวนลูกค้ายังคงเท่าเดิม 
ธุรกิจจึงต้องพยายามสรรหาวิธีที่จะสร้างความพอใจให้แก่ลูกค้าอันจะนำไปสู่ความจงรักภักดีในที่สุด




 เป้าหมายของ CRM
เป้าหมายของ CRM นั้นไม่ได้เน้นเพียงแค่การบริการลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเก็บข้อมูลพฤติกรรม
 ในการใช้จ่ายและความต้องการของลูกค้า จากนั้นจะนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และใช้ให้เกิดประโยชน์
 ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือการบริการรวมไปถึงนโยบายในด้านการจัดการ ซึ่งเป้าหมายสุดท้ายของการ
 พัฒนา CRM ก็คือ การเปลี่ยนจากผู้บริโภคไปสู่การเป็นลูกค้าตลอดไป



    ประโยชน์ของ CRM
1. มีรายละเอียดข้อมูลของลูกค้าในด้านต่างๆ ได้แก่ Customer Profile Customer  Behavior
2. วางแผนทางด้านการตลาดและการขายอย่างเหมาะสม
3. ใช้กลยุทธ์ในการตลาด และการขายได้อย่างรวดเร็วอย่างมีประสิทธิภาพตรงความต้องการของลูกค้า
4. เพิ่มและรักษาส่วนแบ่งตลาดของธุรกิจ
5. ลดการทำงานที่ซับซ้อน ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน เพิ่มโอกาสในการแข่งขัน 
    ก่อให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อองค์การ  



  ส่วนประกอบของ CRM
1. ระบบการขายอัตโนมัติ ประกอบด้วย
- ระบบขายโดยผ่านโทรศัพท์ตอบรับ เพื่อให้บริการแบบ Proactive ในลักษณะ Telesale
- ระบบพาณิชย์อิเลกทรอนิกส์ (E-Commerce) เพื่อทำการขายแบบUp-Saleing หรือ Cross-Saleing
- ระบบงานสนามด้านการขาย ได้แก่ Wireless Application สำหรับการขายปลีกและตัวแทนจำหน่ายสามารถเรียกดูข้อมูลลูกค้าได้ทันทีขณะติดต่อ จะเพิ่มโอกาสในการขายให้สูงขึ้น
2. ระบบบริการลูกค้า (Call Center) ประกอบด้วย ระบบการให้บริการในด้านโทรศัพท์ตอบรับ (Interactive Voice Response: IVR) ด้านเว็บไซต์ ด้านสนามและข่าวสารต่าง ๆ 
3. ระบบการตลาดอัตโนมัติ ประกอบด้วย ระบบย่อยด้านการจัดการด้านรณรงค์ต่าง ๆ ด้านการแข่งขัน ด้านเครื่องมือที่จะช่วยการวิเคราะห์ข้อมูล และวิเคราะห์ธุรกิจ
4. Data Warehouse และเครื่องมือจัดการข้อมูล เป็นระบบสำคัญในการจัดการข้อมูลที่ละเอียดของ CRM ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลจากภายในและภายนอกองค์กร ข้อมูลภายในมีที่มาจาก 2 แหล่ง คือ 1) มาจากระบบงานคอมพิวเตอร์เป็นงาน Routine ที่มาจากระบบ Billing ลูกหนี้ ทะเบียนลูกค้า Call Center และข้อมูลเก่าดั้งเดิมที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบฐาน
ข้อมูล 2) ข้อมูลภายนอกได้แก่ Web Telephone Directory เป็นต้น


 เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง    
CRM ให้ความสำคัญต่อลูกค้า โดยจะรวมถึงการปรับปรุงกิจการ ความสม่ำเสมอ ความต่อเนื่อง ความสะดวกในทุกช่องทางการติดต่อ ต้องมีการพิจารณาการทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้องที่มีผลกับงานติดต่อลูกค้าทั้งในส่วน Front-Office และ Back-Office ในขณะที่จำนวนลูกค้ามีมากขึ้น ข้อมูลลูกจ้าเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ และขั้นตอนการทำงานสลับซับซ้อนขึ้น ธุรกิจจำเป็นต้องจัดหาเทคโนโลยีด้าน IT ที่เหมาะสมมาสนับสนุน ดังนี้
1. Hardware ประกอบด้วย
- แบบ Client/Sever หรือ Host-Based
- Network and Remote Access
- The Size of the Application
2. Software ประกอบด้วย
- Client/sever หรือ Host-Based Software
- Information Management การใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลของโปรแกรม
- Integration ความสามารถในการเชื่อมโยงกับโปรแกรมหรือระบบอื่นขององค์กร และความยากง่ายในการทำงาน
- Configurability การปรับเปลี่ยนองค์ประกอบของระบบสามารถทำได้หรือไม่ระดับใด และใครเป็นผู้ทำ
ปัจจุบันการดำเนินธุรกิจอยู่ในรูแบบ E-Business CRM จึงมีการพัฒนาเป็น eCRM ซึ่ง
ต้องรวมถึง Internet และ Intranet ในการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานไว้ด้วยกัน Software CRM จะสนับสนุนการทำงาน 2 ส่วน ได้แก่ ส่วนปฏิบัติงาน (Operatinal) และการวิเคราะห์ (Analytical) ทั้ง 2 ส่วนจะทำงานประสานกัน โดยอาศัยข้อมูลจากมาร์ทข้อมูล (Data Mart) คลังข้อมูล (Data Warehouse) และเหมืองข้อมูล (Data Mining)


 ความสำเร็จของCRM ประกอบด้วยปัจจัยดังนี้    
1. ผู้บริหารระดับสูงต้องสนับสนุนและให้ความร่วมมืออย่างใกล้ชิด
2. ตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการนำมาใช้งานที่สามารถประเมินได้
3. ต้องกำหนด Business Process ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์
4. กำหนดลักษณะของตลาดกลุ่มลูกค้า และคู่แข่งขัน
5. ประเมินผลประสิทธิภาพของพนักงาน
6. ประเมินความสามารถขององค์กรว่า จะปรับเปลี่ยนการทำงานในส่วนใดบ้าง
7. ทำการวิเคราะห์และ Reengineer ใน Process ที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนการทำงานให้
เหมาะสมได้
8. ให้พนักงานมีส่วนร่วมและรับรู้แผนงาน
9. เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม
10. Implement ในเรื่องที่จะทำให้ธุรกิจก้าวเร็วก่อน
11. หา Solution ที่เหมาะสม
12. ทำ Plan Implementation
13. Implement ร่วมกับบริษัทที่ขายระบบ
14. ทำการ Monitor เพื่อตรวจสอบระบบตลอดเวลา
 ข้อผิดพลาดของการ Implement CRM
 1. ผู้บริหารระดับสูงไม่สนับสนุนและให้ความร่วมมือ
2. ไม่สามารถเปลี่ยนวัฒนธรรมหรือ Business Process ขององค์กรให้สอดคล้องกับแผนงาน
3. ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องไม่เข้าใจความหมายของ CRM ต่อองค์กร
4. ในส่วนของการทำงานแบบอัตโนมัติ ไม่ควรปล่อยให้หน้าที่ของระบบเพียงฝ่ายเดียวที่จะแก้ไขปัญหา ควรวางหลักเกณฑ์ให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรกของการใช้งาน มิฉะนั้นจะเกิดความ
ผิดพลาดกระจัดกระจายและสร้างปัญหาตามมาอย่างต่อเนื่อง

JIT

การผลิตแบบทันเวลาพอดี (JUST-IN-TIME : JIT)

          ในกิจการที่มีลักษณะเป็นอุตสาหกรรมการผลิตสินค้านั้น แต่เดิมก็มักจะมีลักษณะการผลิตแบบ
ดั้งเดิม (Traditional Production) คือ จะมีการผลิตสินค้าเตรียมไว้เพื่อขาย ซึ่งในการผลิต ในลักษณะนี้จะทำ
ให้มีต้นทุนการผลิตที่สูง เมื่อเปรียบเทียบกับระบบการผลิตแบบใหม่ คือ การผลิตแบบทันเวลาพอดี (JUST-
IN-TIME) หรือที่เราเรียกว่า "การผลิตแบบ JIT" ซึ่งการผลิตแบบนี้นับว่ามีความสำคัญในการบริหารการ
ผลิต และเพิ่มผลผลิตของโรงงานอุตสาหกรรมสมัยใหม่เป็นอย่างมาก โดยหลักการของการผลิตแบบ JIT
นั้น ก็เป็นเรื่องง่าย ๆ และ ธรรมดา กล่าวคือ โรงงานจะทำการผลิตสินค้าให้เสร็จและจัดส่งออกไปเมื่อมีการ
ขายเกิดขึ้นเท่านั้น และวัตถุดิบ ส่วนประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิตสินค้า ก็จะถูกนำมาผลิตและประกอบ
ตามจำนวนความต้องการของลูกค้า วัตถุดิบและวัสดุต่าง ๆ ก็จะถูกสั่งซื้อเข้ามาก็ต่อเมื่อมีความต้องการเท่า
นั้นซึ่งเมื่อเราจะเปรียบเทียบลักษณะการผลิตแบบ JIT กับการผลิตแบบดั้งเดิม โดยทั่ว ๆ ไปแล้วจะเห็น
ว่าลักษณะการผลิตแบบดั้งเดิมจะเน้นให้มีการผลิตครั้งละมาก ๆ (Mass Production) เพราะถือว่าการผลิตยิ่ง
มาก จะทำให้เกิดการประหยัดมากที่สุด ในขณะที่การผลิตแบบ JIT จะผลิตเมื่อสินค้านั้นถูกต้องการเท่านั้น
          โดยหลักการของการผลิตแบบ JIT คือ ต้องการที่จะทำให้ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา (Carrying
Cost) ต่ำที่สุด ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต และสินค้าสำเร็จรูป ดังนั้น โดยหลักการของ JIT แล้ว
ปริมาณที่จะประหยัดที่สุดก็คือ การผลิต 1 ต่อ 1 หมายความว่า เมื่อผลิตได้ 1 หน่วยก็จะต้องขายได้ 1 หน่วย
เช่นกัน แต่อย่างไรก็ตามคิดว่าก็ยังไม่มีโรงงานใดในโลกที่จะสามารถทำได้อย่างสมบูรณ์แบบ สำหรับการ
ผลิตแบบ JIT นอกจากนี้ในลักษณะการผลิตแบบ JIT จึงต้องพยายามที่จะให้การผลิตนั้นมีคุณภาพมากที่สุด
ทั้งนี้เป็นเพราะว่าการผลิตจะเป็นลักษณะที่มีการผลิตเมื่อมีความต้องการในสินค้าเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องให้
ความสำคัญต่อคุณภาพของสินค้าเป็นสำคัญจึงทำให้ระบบ JIT จึงต้องใช้ควบคู่ไปกับการควบคุมคุณภาพที่
สมบูรณ์แบบ (Total Quality Control) สำหรับลักษณะโดยทั่วไปของ TQC นั้น จะเน้นที่มีการระมัดระวังใน
การผลิตของคนงาน คนงานทุกคนจะต้องรักษาคุณภาพของสินค้าที่ตนเองผลิตอย่างเต็มที่ เพราะถ้าสินค้าที่
ผลิตขึ้นมาไม่มีคุณภาพแล้วก็อาจจะทำให้ไม่สามารถที่จะมีการผลิตต่อไปได้
          จากการผลิตแบบดั้งเดิม และการผลิตแบบ JIT นั้น ต่างก็มีลักษณะเด่นที่แตกต่างกันออกไป
ดังนั้น เมื่อเราจะมาพิจารณาถึงความแตกต่างของระบบการผลิตทั้ง 2 ชนิดนี้แล้วก็สามารถที่จะพิจารณาได้ดังนี้คือ

1. ในลักษณะของการผลิต
     สำหรับในเรื่องของลักษณะของการผลิตนั้น เมื่อพิจารณาการผลิตแบบดั้งเดิมจะเห็นว่า ใน
ลักษณะการผลิตแบบดั้งเดิม จะเน้นที่ความสมดุลของสายการผลิต คือ จะมีการแบ่งงานออกเป็นหน่วยงาน
ย่อย ๆ และมีการแบ่งงานกันทำตามลักษณะของความชำนาญ ในขณะที่ลักษณะการผลิตแบบ JIT นั้น จะมุ่ง
ที่ความคล่องตัวของการผลิต จึงมีลักษณะการผลิตแบบ MANUFACTURING CELL ซึ่งคนงานจะต้อง
สามารถปฏิบัติงานได้หมดทุกอย่างในกระบวนการผลิต
2. ในเรื่องกลยุทธ์ในการผลิต
     กลยุทธ์ในการผลิตของการผลิตแบบดั้งเดิม จะมีลักษณะของการกำหนดสายการผลิตที่แน่นอน
มั่นคง โดยจะให้สามารถทำการผลิตได้นาน ๆ ตรงกันข้ามกับการผลิตแบบ JIT ซึ่งสามารถที่จะเปลี่ยนแปลง
การผลิตได้ทันที เพื่อตอบสนองความต้องการของตลาด
3. การมอบหมายงาน
     การผลิตแบบดั้งเดิมมักจะมีการมอบหมายงานให้คนงานทำเฉพาะงานที่ตนถนัด โดยไม่มีการ
เปลี่ยนงาน เพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง ในขณะที่การผลิตแบบ JIT มุ่งให้คนงานมีความคล่องตัวใน
การทำงาน โดยสามารถเปลี่ยนงานจากงานที่หนึ่งทำอีกงานหนึ่งได้ทันทีที่ได้รับมอบหมาย
4. การเก็บสินค้าคงเหลือ
     เรื่องการผลิตให้มีสินค้าคงเหลือนั้น สำหรับการผลิตแบบดั้งเดิมนั้นจะมีการวางแผนการผลิต
เพื่อให้มีสินค้าพอที่จะขาย โดยมีการผลิตเก็บไว้ใช้สำหรับแก้ไขปัญหา ในกรณีที่มีความต้องการมากขึ้น
และเพื่อแก้ปัญหาเมื่อต้องมีการหยุดงานเนื่องจากเครื่องจักรเสีย ในขณะที่ระบบการผลิตแบบ JIT จะไม่มี
การผลิตสินค้าเก็บไว้ แต่จะอาศัยคุณภาพในการใช้เครื่องจักร และการบำรุงรักษา เพื่อไม่ให้เครื่องจักรเสีย
เมื่อต้องปฏิบัติงาน
5. การใช้เทคนิคที่ซับซ้อนยุ่งยาก
     ระบบการผลิตแบบดั้งเดิมมักจะมีการใช้เทคนิคการวางแผนการผลิต และมีการนำเครื่องคอม-
พิวเตอร์มาใช้เพื่อกำหนดการผลิต ในขณะที่การผลิตแบบ JIT มุ่งที่จะอาศัยความร่วมมือร่วมใจของคนงาน
ในการแก้ไขปัญหา โดยเฉพาะในจุดที่มีการติดขัดของการผลิต รวมถึงการวางแผนการผลิตจะเกิดขึ้นเมื่อมี
การขาย ในขณะที่การวางแผนการผลิตแบบดั้งเดิม จะกระทำก่อนที่จะมีการขายเกิดขึ้น
6. อัตราการผลิตและตรวจสอบคุณภาพ
     ในระบบการผลิตแบบดั้งเดิม จะมีการผลิตในอัตราความเร็วที่คงที่ เนื่องจากได้มีการวางแผน
การผลิตไว้ล่วงหน้า จากความต้องการสินค้าตลอดทั้งปี นอกจากนี้ก็จะมีหน่วยตรวจสอบคุณภาพ ทำการ
ตรวจสอบงานชิ้นที่ไม่ได้คุณภาพ แล้วส่งไปแก้นอกสายการผลิต ขณะที่การผลิตแบบ JIT มักจะผลิตด้วย
อัตราความเร็วสูง และจะทำการตรวจสอบคุณภาพด้วยตนเอง และแก้ไขงานให้ได้คุณภาพทันที โดยใช้
ระบบการควบคุมคุณภาพ แบบ TQC/TQM
7. อุปกรณ์และเครื่องมือเครื่องจักรในการผลิต
     สำหรับการผลิตแบบดั้งเดิมนั้นมักจะมีการจัดวางอุปกรณ์ตามสถานีการผลิต และมักจะมีการ
ใช้เครื่องจักรขนาดใหญ่และทันสมัย โดยพยายามที่จะใช้งานให้เต็มที่ แต่ระบบการผลิตแบบ JIT นั้น จะจัด
อุปกรณ์การผลิตให้อยู่ติดกันและเครื่องมือที่ใช้ก็สามารถที่จะสร้างได้เองในโรงงาน
8. จำนวนการผลิต
     การผลิตแบบดั้งเดิมมักจะนิยมทำการผลิตในลักษณะการผลิตเป็นจำนวนมาก ๆ (MASS
PRODUCTION) เพื่อให้มีความประหยัดมากที่สุดในการผลิต ขณะที่ระบบการผลิตแบบ JIT จะทำการผลิต
จำนวนน้อย ๆ และให้ทันต่อความต้องการ โดยพยายามที่จะให้บรรลุเป้าหมายที่ว่า การผลิตที่ประหยัดที่สุด
เท่ากับ 1 หน่วย
9. ระบบการสั่งซื้อวัตถุดิบ
     เรื่องการสั่งซื้อวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิต โรงงานที่ใช้ระบบการผลิตแบบดั้งเดิม มักจะมีการสั่ง
ซื้อวัสดุดิบมาเก็บไว้ เพื่อเตรียมการผลิตเพื่อป้องกันมิให้เกิดการขาดแคลนวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต ซึ่งในวิธี
นี้จะทำให้มีต้นทุนการสั่งซื้อและต้นทุนการเก็บรักษาเกิดขึ้น แต่อย่างไรก็ตามได้พยายามมีการบริหารการ
สั่งซื้อวัสดุดิบเพื่อให้ต้นทุนต่ำที่สุดเช่นการใช้ EOQ (Economic Order Quantity) ส่วนระบบการผลิตแบบ
JIT จะมีการสั่งซื้อวัตถุดิบมาเฉพาะที่ต้องการใช้เท่านั้น ทั้งนี้เพื่อมิให้เกิดต้นทุนเกี่ยวกับการเก็บรักษาแต่ก็
จะทำให้มีการสั่งซื้อบ่อยครั้งมาก ซึ่งการลดต้นทุนในการสั่งซื้อก็สามารถแก้ไข โดยมีการทำสัญญาซื้อขาย
ระยะยาวกับพ่อค้าจัดส่งวัตถุดิบ และพ่อค้าส่งจะต้องรับผิดชอบเป็นอย่างดีเกี่ยวกับคุณภาพ และปริมาณที่
อุตสาหกรรมต้องการได้ทันที

     จากความแตกต่างของระบบการผลิตแบบดั้งเดิม (trADITIONAL PRODUCTION) กับระบบ
การผลิตแบบทันเวลาพอดี (JUST-IN-TIME PRODUCTION) ตามที่ได้อธิบายข้างต้นนั้นก็พอที่จะสรุป
ความแตกต่างได้ดังนี้

การผลิตแบบดั้งเดิม trADITIONAL PRODUCTION	การผลิตแบบทันเวลาพอดี JIT PRODUCTION
1. ลักษณะการผลิตที่มีความสามารถ โดยมีการ แบ่งสายงานการผลิตตามทันที	1. ลักษณะการผลิตมุ่งที่ความคล่องตัวของการ ผลิต โดยการจัดการผลิตแบบ MANUFAC- TURING CELL
2. กำหนดกลยุทธ์ในการผลิตที่แน่นอน และมี ระยะเวลานาน	2. สามารถเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ในการผลิตได้ ทันทีตามความต้องการของตลาด
3. การทำงานของคนงานมักจะทำเฉพาะงานที่ ตนถนัดเท่านั้น ตามลักษณะของความชำนาญ เฉพาะอย่าง	3. คนงานจะต้องสามารถทำงานทุกอย่างได้ทันที ที่ได้รับมอบหมาย
4. มีการผลิตเพื่อให้มีสินค้าคงเหลือเพียงพอที่จะ จำหน่ายในช่วงที่ไม่สามารถทำการผลิตได้	4. ไม่มีการผลิตสินค้าเหลือเก็บไว้
5. มีการใช้เทคนิคการวางแผนการผลิตที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ ในการกำหนดการผลิต	5. การผลิตมุ่งที่จะอาศัยความร่วมมือร่วมใจของ คนงานในการแก้ไขปัญหา
6. อัตราการผลิตคงที่ และมีหน่วยงานทำหน้าที่ ตรวจสอบคุณภาพของสินค้า	6. มีอัตราการผลิตที่ยืดหยุ่นได้สูง และทำการ ตรวจสอบคุณภาพด้วยตนเอง พร้อมสามารถ แก้ไขได้ทันที
7. จัดวางอุปกรณ์การผลิตตามสถานีการผลิต และมีการใช้เครื่องจักรที่มีขนาดใหญ่และ ทันสมัย	7. จัดวางอุปกรณ์การผลิตให้อยู่ติดกันและเครื่อง มือเครื่องจักรมีขนาดเล็ก และสามารถมีการ เปลี่ยนแปลงได้ทันที
8. มีการผลิตจำนวนมาก ๆ (MAS PRODUC- TION) เพื่อให้มีความประหยัดมากที่สุด	8. ผลิตจำนวนน้อย หรือเพียงพอเฉพาะความต้อง การเท่านั้น
9. มีการสั่งซื้อวัตถุดิบจัดเตรียมไว้ เพื่อป้องกัน การขาดแคลนวัตถุดิบ	9. ไม่มีการสั่งซื้อวัตถุดิบมาเก็บไว้ จะทำการ สั่งซื้อเมื่อต้องการใช้ในการผลิตเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ระบบการผลิตแบบดั้งเดิมและระบบการผลิตแบบ JIT ถึงแม้จะมีข้อแตกต่างกันมากมาย
ก็ยังมีโรงงานอุตสาหกรรมหลายแห่งยังคงใช้ระบบการผลิตแบบดั้งเดิม และก็มีอีกหลายโรงงาน
ที่มีการใช้ระบบ JIT ทั้งนี้ ย่อมขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและข้อจำกัดต่าง ๆ ที่จะเป็นตัวกำหนดระบบการ
ผลิตที่จะนำมาใช้ในโรงงาน ดังนั้นเพื่อให้เห็นถึงลักษณะที่ดีของระบบการผลิตแต่ละชนิดเราก็สามารถจะ
สรุปได้ดังนี้

ข้อได้เปรียบของการใช้ระบบการผลิตแบบ JIT

1. ด้านต้นทุนการผลิตและลดขนาดการผลิต
     ในระบบการผลิตแบบ JIT นั้น จะทำการผลิตเมื่อมีการสั่งซื้อเท่านั้น ดังนั้นจะมีการลดต้นทุน
การเก็บรักษาสินค้าและวัตถุดิบ นอกจากนี้ยังลดต้นทุนในสินค้าที่ผลิตมาแล้วไม่ได้จำหน่ายออกไป ดังนั้น
ตามทฤษฎีแล้ว ระบบการผลิตสินค้าแบบ JIT จะมีต้นทุนการผลิตที่ต่ำที่สุดในระดับการผลิตที่ต่ำที่สุดด้วย
2. ด้านคุณภาพของสินค้า
     ในระบบการผลิตแบบ JIT นั้น มักจะใช้ควบคู่ไปกับระบบการควบคุมคุณภาพอย่างสมบูรณ์
(TQC/TQM) ดังนั้น จึงทำให้สินค้าที่ผลิตออกมามีคุณภาพดี ซึ่งจะต้องไม่มีของเสียเกิดขึ้นเลยในขบวน
การผลิตตามแบบของ JIT
3. ลดการลงทุนในสินทรัพย์ประจำ
     ในระบบการผลิตแบบ JIT จะไม่มีการเก็บสินค้าไว้และไม่มีการสั่งซื้อวัตถุดิบมาเก็บไว้ในโกดัง
หรือคลังสินค้า ดังนั้น ทำให้กิจกรรมสามารถที่จะประหยัดเงินลงทุนในสินทรัพย์ประจำเหล่านี้ได้
4. ทำให้คนงานมีความรับผิดชอบสูงและมีความสามารถทั่วไป
     ระบบการผลิตแบบ JIT เน้นที่คนงานจะต้องมีความรับผิดชอบสูงในเรื่องของการผลิตสินค้า
ให้มีคุณภาพ ทั้งนี้ เพราะถ้าคนงานคนใดผลิตสินค้าไม่ได้คุณภาพก็จะทำให้ไม่สามารถทำการผลิตต่อไปได้
นอกจากนี้คนจะต้องมีความสามารถโดยทั่วไป เกี่ยวกับการผลิตทั้งขบวนการผลิต ดังนั้นคนงานจึงเป็น
องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของระบบการผลิตแบบนี้
5. ทำให้ลดเวลาเตรียมการผลิต
     ในระบบการผลิตแบบ JIT นั้น จะมีระบบการผลิตที่ง่าย ๆ และใช้เครื่องมือเครื่องจักรที่ไม่
ซับซ้อน ดังนั้นจึงทำให้เวลาในการเตรียมการผลิตลดลง ทำให้ไม่ต้องเสียต้นทุนในการเตรียมการผลิต

ข้อได้เปรียบของการใช้ระบบการผลิตแบบดั้งเดิม (trADITIONAL PRODUCTION)

1. ในกรณีที่เป็นการผลิตสินค้าที่มีลักษณะยุ่งยากซับซ้อน
สำหรับกระบวนการผลิตที่ต้องอาศัยเทคโนโลยีชั้นสูงและมีความยุ่งยากซับซ้อน การใช้ระบบ
การผลิตแบบ JIT จึงดูจะไม่มีความเหมาะสม เพราะระบบ JIT มักจะใช้กับระบบการผลิตที่ง่าย ๆ และไม่
ต้องอาศัยเทคโนโลยีชั้นสูงอะไร
2. ถ้าเป็นกรณีของการผลิตสินค้าแบบ MASS PRODUCTION
ในกรณีที่จำเป็นต้องมีการผลิตในลักษณะ MASS PRODUCTION แล้ว ระบบการผลิตแบบ
ดั้งเดิมจะมีความได้เปรียบกว่า เพราะต้องอาศัยวัตถุดิบจำนวนมาก ซึ่งระบบ JIT จะทำการผลิตแบบ MASS
PRODUCTION ไม่ได้
3. มีสินค้าจำหน่ายได้ทันทีที่ต้องการ
การผลิตแบบดั้งเดิม จะมีการผลิตสินค้าตามตารางการผลิตและมักจะมีการผลิตสินค้าเหลือเก็บ
ไว้ในคลังสินค้า เพื่อสำรองไว้ในกรณีที่มีลูกค้าต้องการอย่างกะทันหัน หรือสำรองไว้ในกรณีที่เครื่องจักร
ไม่สามารถทำการผลิตได้
4. ไม่ก่อให้เกิดการว่างงาน 
กรณีที่ไม่มีการสั่งซื้อจากลูกค้า ระบบการผลิตแบบดั้งเดิมก็จะไม่ทำให้คนงานเกิดการว่างงาน
เพราะจะมีการผลิตไปเรื่อย ๆ เพื่อเตรียมไว้จำหน่ายภายหลัง ถึงแม้ว่าระบบการผลิตแบบ JUST-IN-TIME
จะบอกว่าถ้าไม่มีการผลิตก็สามารถนำคนงานไปใช้งานอย่างอื่นได้ อย่างไรก็ตามคิดว่าก็ไม่มีทางเป็นไปได้
ที่จะแก้ไขปัญหานี้ได้ทั้งหมด
5. สามารถวางแผนการผลิตได้ล่วงหน้าได้แน่นอน
ในการผลิตแบบ JUST-IN-TIME ทำให้ไม่สามารถที่จะจัดทำแผนการผลิตและงบประมาณ
การขายได้อย่างแน่นอน ซึ่งทำให้ระบบการควบคุมและจัดผลงานทำได้ยากยิ่งขึ้น
6. สินค้าที่มีความต้องการตามฤดูกาล 
ถ้าเป็นผลิตภัณฑ์ที่จะมีความต้องการในช่วงฤดูกาลใดฤดูกาลหนึ่งเท่านั้น การใช้ระบบการผลิต
แบบ JIT ดูจะไม่ให้ผลดีเลย เพราะจะทำให้เกิดการว่างงานและไม่มีการผลิตในช่วงอื่น ๆ สินค้าผลิตไม่ทัน
กับความต้องการ ดังนั้นในประเด็นนี้ ระบบการผลิตแบบดั้งเดิมดูจะมีความได้เปรียบมากกว่า
7. สินค้าที่มีราคาถูกและมีหลายรูปแบบ
ถ้าสินค้าที่ทำการผลิตมีราคาถูกและมีหลายรูปแบบแล้ว การผลิตแบบ JUST-IN-TIME ดูจะ
ใช้ไม่ได้ผล เพราะแทนที่จะทำให้สินค้ามีต้นทุนต่ำกับจะทำให้มีต้นทุนสูงขึ้นมากกว่า และถ้าสินค้านั้น
จำเป็นต้องมีหลาย ๆ รูปแบบ ระบบ JIT จะไม่สามารถตอบสนองได้ทันที

ข้อจำกัดในการใช้ระบบ JIT ในเมืองไทย
          เมื่อเราได้ทราบถึงลักษณะโดยทั่วไปของระบบการผลิตแบบ JUST-IN-TIME และระบบการ
ผลิตแบบดั้งเดิม (trADITIONAL PRODUCTION) ตลอดข้อได้เปรียบของระบบการผลิตแต่ละชนิดแล้ว
ปัญหาที่น่าสนใจอีกประการหนึ่งก็คือ ถ้าโรงงานอุตสาหกรรมต่าง ๆ ในเมืองไทยคิดที่จะนำระบบการผลิต
แบบ JUST-IN-TIME เข้ามาใช้บ้างจะมีปัญหาอย่างไร หรือไม่ โดยทั่วไปแล้วเห็นว่าการใช้ระบบการผลิต
ทุกระบบย่อมจะต้องมีข้อจำกัดและปัญหาเกิดขึ้นแน่นอน ดังนั้นสิ่งที่สำคัญคือเราจะหาทางแก้ไขปัญหา
เหล่านั้นได้หรือไม่ อย่างไร สำหรับการผลิตแบบดั้งเดิม (trADITIONAL PRODUCTION) หรือระบบ
การผลิตที่ใช้กันอยู่ทั่วไปในเมืองไทยขณะนี้ ก็คงจะได้รับการแก้ปัญหามากแล้วจนทำให้มีการใช้ระบบ
การผลิตดังกล่าวอย่างแพร่หลาย แต่ถ้ามีโรงงานใดโรงงานหนึ่งที่มีความประสงค์จะทำการเปลี่ยนรูปแบบ
ของการผลิตมาเป็นลักษณะการผลิตแบบ JIT แล้ว ก็อาจจะต้องประสบปัญหาเหล่านี้ คือ

1. ในเรื่องระบบการคมนาคมขนส่ง
     เป็นเรื่องที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า ในระบบการผลิตแบบ JIT นั้น จะไม่มีการผลิตจนกว่าจะได้รับ
คำสั่งซื้อ และจะไม่มีการสั่งซื้อวัตถุดิบเข้ามาเก็บไว้เพื่อรอการผลิต ดังนั้นในระบบการผลิตแบบ JIT นั้น จะ
มีลักษณะของการสั่งซื้อวัตถุดิบเมื่อมีความต้องการ ด้วยเหตุนี้เองจึงทำให้ต้องมีการสั่งซื้อวัตถุดิบบ่อยครั้ง ๆ
ละจำนวนไม่มาก สิ่งหนึ่งที่จะต้องดีพอที่จะทำให้การขนส่งวัตถุดิบรวดเร็วและทันความต้องการก็คือ ระบบ
การขนส่งคมนาคม ซึ่งในเรื่องนี้ในประเทศไทยคงจะต้องประสบปัญหาการขนส่งอย่างแน่นอน เช่น การ
จราจรติดขัดอยู่เป็นประจำ ซึ่งเหตุนี้อาจจะทำให้การขนส่งไม่ได้รับทันทีที่ต้องการ
2. ในเรื่องความสามารถของผู้จัดส่งวัตถุดิบ
     จากที่ทราบอยู่แล้วว่าระบบการผลิตแบบ JIT นั้น จะไม่มีการสั่งวัตถุดิบมาเก็บไว้ในคลังสินค้า
แต่จะใช้การสั่งเข้ามาเมื่อต้องการใช้ทำการผลิต ดังนั้น ความพร้อมและความสามารถของผู้จัดส่งวัตถุดิบ
จึงมีความสำคัญมากต่อระบบการผลิตแบบนี้ นอกจากนี้ผู้จัดส่งวัตถุดิบจะต้องมีความรับผิดชอบอย่างมาก
ต่อคุณภาพของวัตถุดิบส่วนใหญ่ในเมืองไทยยังไม่สามารถที่จะมีความพร้อมและความรับผิดชอบมากถึง
ขนาดนี้
3. ความรับผิดชอบของคนงาน
     คนงานนับว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญที่สุดของระบบการผลิตแบบ JIT เพราะในระบบการผลิต
แบบนี้ คนงานจะต้องมีความรับผิดชอบสูงมากต่อการผลิตสินค้าให้ได้คุณภาพดีที่สุด โดยแทบจะไม่ให้มี
ของเสียเกิดขึ้นเลย เพราะถ้าคนงานคนใดผลิตสินค้าไม่ได้คุณภาพแล้วก็จะทำให้ไม่สามารถทำการผลิตต่อไป
ได้เลยจึงต้องนำกลับมาทำใหม่ทันที นอกจากนี้แล้วคนงานจะต้องพร้อมที่จะช่วยงานในส่วนอื่น ๆ ได้ทันที
ที่ได้รับมอบหมายหรือเมื่อตนว่างจากการผลิต ดังนั้น คนงานจึงต้องมีประสิทธิภาพสูงสามารถทำงานได้
โดยทั่วไป ซึ่งในประเด็นนี้ก็อาจจะกลายมาเป็นปัญหาตัวสำคัญ ก็คือ ในการที่โรงงานอุตสาหกรรมใน
ประเทศไทยคิดที่จะนำระบบ JIT เข้ามาใช้ในการผลิต ก็จะต้องคำนึงถึงลักษณะนิสัยของคนไทยด้วย
เนื่องจากโดยลักษณะนิสัยของคนไทยโดยทั่วไปยังขาดความรับผิดชอบที่สูงพอและมักจะทำงานตามหน้าที่
ของตนที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น

สรุปการผลิตแบบทันเวลาพอดี (JUST-IN-TIME)
1. การผลิตแบบทันเวลาพอดี (JIT) จะผลิตเมื่อสินค้านั้นถูกต้องการเท่านั้น
2. การให้ความสำคัญต่อคุณภาพของสินค้าเป็นสำคัญ จึงทำให้ระบบ JIT ต้องใช้ควบคุมคุณภาพ
ที่สมบูรณ์แบบ (Total Quality Control/TQC)

สรุปข้อได้เปรียบของการใช้ระบบการผลิตแบบ JIT 
1. ด้านต้นทุนการผลิตและลดขนาดการผลิต
2. ด้านคุณภาพของสินค้า
3. ลดการลงทุนในสินทรัพย์ประจำ
4. ทำให้คนงานมีความรับผิดชอบสูงและมีความสามารถทั่วไป
5. ทำให้ลดเวลาเตรียมการผลิต

สรุปข้อจำกัดในการใช้ระบบ JIT ในเมืองไทย
1. ในเรื่องการคมนาคมขนส่ง
2. ในเรื่องความสามารถของผู้จัดส่งวัตถุดิบ
3. ความรับผิดชอบของคนงาน

Outsourcing

Outsourcing คืออะไร

คือ การใช้บริการจากภายนอกองค์กร ที่เรียก ผู้ให้บริการ (Service Providers) เพื่อช่วยงานในบางส่วนชั่วคราวหรืองานพื้นฐานระยะยาว ธุรกิจหลายแห่งอาจต้องการพนักงานเพิ่มเติม เช่น นักเขียนโปรแกรม นักวิเคราะห์ระบบและเจ้าหน้าที่ทางด้านเทคนิคให้มาช่วยงานในช่วงเร่งด่วน ในระยะเวลาสั้นๆ ดังนั้นแทนที่จะต้องเพิ่มพนักงาน อาจกระทำโดยการว่าบริษัทจัดหาคนช่วย (Contract Personnel Firm) โดยจ่ายค่าบริการเฉพาะช่วงที่กำหนด หรืออาจติดต่อที่ปรึกษาทางด้านไอที เมื่อต้องการความชำนาญเฉพาะด้าน


        การ Outsource คือการที่องค์กรมอบหมายงานบางส่วนของตนให้กับบุคคลหรือองค์กรภายนอก มาดำเนินการแทน โดยผู้ว่าจ้างจะเป็นผู้กำหนดและควบคุมกำกับทุกส่วนตั้งแต่นโยบายไปจนถึงการปฏิบัติงานในทุก ๆ ขั้นตอนของผู้รับจ้าง


        แนวคิดของการ Outsource เกิดขึ้นจากเหตุผลหลายประการเช่น การแข่งขันทางด้านธุรกิจและด้านการบริการแก่ลูกค้าที่มีการแข่งขันสูง การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ความล่าช้าในการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานและบริหารระบบสารสนเทศ จากสาเหตุดังกล่าวผู้บริหารองค์กรเริ่มมีการพิจารณาที่จะมอบหมายภารกิจด้านการบริหารระบบสารสนเทศทั้งหมดหรือบางส่วนให้กับบุคคลภายนอกที่มี ความรู้ความชำนาญและมีเทคโนโลยีที่ดีกว่าเข้ามาบริหารระบบสารสนเทศขององค์กรนั้นๆโดยอยู่ภายได้การควบคุมดูแลขององค์กรนั้นๆ ทำให้องค์กรนั้นๆสามารถปรับปรุงจุดมุ่งหมายขององค์กรนั้นๆให้สามารถแข่งขันในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นเหตุผลที่การ Outsource เริ่มมามีบทบาทในระบบสารสนเทศปัจจุบันมากขึ้นเนื่องจากองค์กรต่างๆเล็งเห็นประโยชน์ของการ Outsource ดังนี้


• องค์กรนั้น ๆ ลดภาระในการดูแลทรัพย์สินของระบบสารสนเทศ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วง อุปกรณ์ของระบบเครือข่ายสื่อสาร เป็นต้น ซึ่งจะทำให้สามารถที่จะคำนวณถึงค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• องค์กรสามารถลดภาระในการวางแผนทางด้านเทคโนโลยีโดยจะวางแผนเฉพาะด้านนโยบายและการบริการใหม่ ๆ ที่ต้องการนำมาเป็นกลยุทธ์ในการแข่งขันในตลาดเท่านั้นไม่จำเป็นต้องนำประเด็นของการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีมาเป็นประเด็นสำคัญในการพิจารณา
• ช่วยเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กรให้มากขึ้น เนื่องจากการดำเนินการต่าง ๆ จะเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพสูงในการตอบสนองการให้บริการใหม่ ๆ กับลูกค้า ซึ่งการลงทุนเองจะไม่สามารถตอบสนองต่อความยืดหยุ่นของดีมานด์ของตลาดได้ทันท่วงที
• ช่วยเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กรให้มากขึ้น เนื่องจากการดำเนินการต่าง ๆ จะเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพสูงในการตอบสนองการให้บริการใหม่ ๆ กับลูกค้า ซึ่งการลงทุนเองจะไม่สามารถตอบสนองต่อความยืดหยุ่นของดีมานด์ของตลาดได้ทันท่วงที
• องค์กรที่มีปัญหาทางด้านการควบคุมค่าใช้จ่ายของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ อาจเปลี่ยนแปลงมาใช้การ Outsource เพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย อีกทั้งสัญญาการ Outsource ที่ดีจะทำให้ผู้ว่าจ้างมีความยืดหยุ่นในการขยายประสิทธิภาพของคอมพิวเตอร์เพื่อรองรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้ โดยมีค่าใช้จ่ายตามที่ตกลงกัน
• สามารถลดภาระในการพัฒนาบุคลากรขององค์กรให้อยู่มีความรู้ความชำนาญด้านเทคโนโลยีในการบริหารระบบสารสนเทศ กล่าวคือสามารถลดปัญหาพื้นฐานความรู้ของพนักงานที่ไม่เข้าใจ หรือไม่สามารถติดตามเทคโนโลยีหรือนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้ทัน หรือพนักงานอาจมีภาระงานมากจนทำให้ไม่สามารถติดตามเทคโนโลยีได้ทัน
• ความต้องการให้พนักงานของตนไปทำงานอื่นที่มีประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่าทำการดูแลบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ
• ไม่สามารถว่าจ้างบุคลากรที่มีทักษะบางด้านเข้ามาทำงานได้ เนื่องจากเงื่อนไขการจ้างไม่ดึงดูดใจบุคลากรเหล่านั้น หรือไม่สามารถที่จะดึงดูดใจให้บุคลากรเหล่านั้นทำงานอยู่กับองค์กรได้ในระยะยาว การ Outsource จะทำให้ไม่จำเป็นต้องเพิ่มบุคลากรในองค์กรเพิ่มขึ้นทำให้องค์กรมีขนาดที่เหมาะสมและสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การจัดจ้างนี้ มีสัญญาการจ้างระยะเวลาที่จะสิ้นสุด ดีกว่าการลงทุนเอง ซึ่งจะต้องเป็นการลงทุนในลักษณะถาวรต่อเนื่อง
• สามารถกำหนดระดับของบริการ (Service Level) ได้ เช่นต้องการให้เสร็จสิ้นภายในเวลาเท่าใด ความผิดพลาดที่มีไม่ควรเกินอัตราหรือสัดส่วนเท่าใด การทำงานทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาคในทุกช่วงของเวลา เป็นต้น ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความพึงพอใจกับการให้บริการของฝ่ายงานสารสนเทศต่อทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอกองค์กร
• ต้องการให้องค์กรมีการให้บริการทางด้านสารสนเทศเป็นมาตรฐานสากลที่ใช้กันทั่วไป


ข้อที่องค์กรควรคำนึงถึงก็คือ
1.องค์กรใดก็ตามที่จะนำวิธี Outsourcing มาใช้ ต้องแยกให้ออกและชัดเจนว่า กิจกรรมส่วนใดเป็นกิจกรรมหลักขององค์กร และกิจกรรมส่วนใดเป็นกิจกรรมเสริม ไม่เช่นนั้นแล้ว ปัญหาต่างๆ จะเกิดขึ้นตามมาอีกมากมาย โดยเฉพาะงานบริการ


2.ต้องวิเคราะห์ต้นทุนให้มีความชัดเจนระหว่างการทำเองกับการจ้างทำว่า วิธีการใดจะถูกกว่ากัน


3.การเลือกบริษัทที่จะจ้าง ต้องเป็นบริษัทที่น่าเชื่อถือ และเคยมีผลงานปรากฏเด่นชัด


4.ต้องคำนึงถึงผลกระทบกระบวนการสายโซ่แห่งคุณค่า (Value Chain) ขององค์กรในการส่งมอบคุณค่าแก่ลูกค้า


ในมุมมองของผู้เขียนเห็นว่าแนวคิด Outsourcing เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการขับเคลื่อนองค์กร ภายใต้สภาพแวดล้อมภายนอกที่มีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว และจะก่อให้เกิดผลประโยชน์ร่วมกันภายในองค์กร แต่ต้องมีการวิเคราะห์แยกแยะข้อดีและข้อเสียให้ชัดเจนก่อนการนำมาใช้ ซึ่งสามารถวิเคราะห์ได้ดังนี้


ข้อดี 
-ช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายขององค์กร ทำให้กระแสเงินหมุนเวียนในองค์กรมีสภาพคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ช่วยเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กรให้มากขึ้น เนื่องจากการดำเนินการต่างๆ จะเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพสูง


-ช่วยทำให้พนักงานมีโอกาสใช้ศักยภาพของตนเองได้เต็มที่ เนื่องจากจะมีการสับเปลี่ยนโยกย้ายพนักงานจากส่วนเดิม ไปในส่วนงานใหม่ ทำให้พนักงานเกิดแรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ต่องาน


-สามารถควบคุมต้นทุนการดำเนินงานให้ต่ำลง และขจัดต้นทุนที่จะก่อให้เกิดความล้มเหลวในเบื้องต้นได้


-องค์กรสามารถขยายธุรกิจด้วยการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ก่อให้เกิด Business Line เพิ่มขึ้น และสอดคล้องตามวัตถุประสงค์ขององค์กร


-และช่วยองค์กรสามารถผลักภาระการลงทุนทางด้านเทคโนโลยีต่างๆ ให้กับบริษัทว่าจ้างได้


ข้อเสีย
-คือ บริษัทที่ outsourcing เข้ามา ประสิทธิภาพในการทำงานไม่คงที่ เนื่องจากจะมีการเปลี่ยนชุดทำงานบ่อย ทำให้ขาดทักษะความชำนาญต่อเนื่องในระบบการดำเนินงาน


-ความรู้สึกผูกพันและความรับผิดชอบต่อองค์กรของพนักงานที่ว่าจ้างเข้ามามีน้อย เนื่องจากลักษณะงานเป็นการทำสัญญาว่าจ้างระยะสั้น ทำให้พนักงานบางส่วนไม่รู้สึกว่าถูกจูงใจต่อการทำงาน


-เกิดช่องว่างความขัดแย้งในการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานขององค์กรกับพนักงานที่ว่าจ้างเข้ามา ซึ่งจะส่งผลเสียต่อลูกค้าและผู้มาติดต่อกับองค์กร


-กระบวนการสรรหา คัดเลือก บุคลากรของบริษัทที่องค์กรจ้างเข้ามา มักได้บุคลากรที่ขาดคุณสมบัติและมีการฝากเข้ามาร่วมงาน ทำให้คุณภาพของบุคลากรต่ำกว่ามาตรฐานที่องค์กรกำหนดไว้ แม้ว่าจะมีการฝึกอบรมก็ช่วยได้เพียงเล็กน้อย


-ต้องมีการจัดตั้งคณะทำงานควบคุมดูแลบริษัทที่ว่าจ้างเข้ามาในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้องค์กรไม่เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายจริง


-หากพิจารณาไม่ชัดเจนระหว่างกิจกรรมหลักและกิจกรรมเสริมขององค์กร จะทำให้ความสามารถหลัก ในการแข่งขันขององค์กรไม่เกิดขึ้นจริง และกลายเป็นจุดอ่อนในระยะยาว รวมทั้งหากได้บริษัทที่ไม่มีความรู้ความชำนาญ และมีประสบการณ์ตรงจริง จะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ และความน่าเชื่อถือจากบุคคลภายนอกได้


-ในการเปลี่ยนแปลงทุกสิ่งทุกอย่างภายในองค์กร ถือว่าเป็นเรื่องปกติและเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา โดยองค์กรธุรกิจต่างๆ ต้องมีการเตรียมตัวรองรับการเปลี่ยนแปลงกับสิ่งที่เกิดขึ้น ซึ่งนับวันคู่แข่งขันจะมีความเป็นสากลและแข็งแกร่งมาก กระแสโลกและข้อตกลงทางการค้าที่ให้มีการเปิดเสรี และปัจจัยสภาพแวดล้อมภายนอกจะเป็นภัยคุกคามกับองค์กร ดังนั้น การจัดการเพื่อการเปลี่ยนแปลง
 (Change Management) จึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้


-หากองค์กรเตรียมการให้ความรู้ สร้างความเข้าใจ มีการเปรียบเทียบผลดีและผลเสียที่ชัดเจนแล้ว การเปลี่ยนแปลงนั้นย่อมปราศจากคลื่นใต้น้ำ ซึ่งการจัดการสมัยใหม่ เพื่อการเปลี่ยนแปลงต้องใช้ความร่วมมือของคนในองค์กรเป็นหลัก จึงจะสามารถขับเคลื่อนองค์กรไปได้ แต่ถ้าตราบใดมีผู้ไม่เห็นด้วย ไม่ให้ความร่วมมือ ตราบนั้นคลื่นใต้น้ำก็จะก่อตัวขึ้น ท้ายที่สุดก็จะไม่แตกต่างอะไรกับคลื่นสึนามิที่รอวันปะทุล้มกระดานทั้งองค์กร

SCM

ระบบ SCM คืออะไร

โซ่อุปทาน หรือ Supply Chain หมายถึง ความพยายามทุก ๆ ประการ ที่จะทำให้เกิดความมีประสิทธิภาพในด้านการผลิต และการจัดส่งสินค้า หรือบริการ จากผู้ผลิตสินค้า ถึงผู้ซื้อ หรือลูกค้า โดยจะเน้นที่การทำให้กิจกรรมการสั่งซื้อวัตถุดิบ และส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์ เป็นไปอย่างราบรื่น และประหยัดที่สุดแม้ว่าหลายปีที่ผ่านมา ผู้ผลิต จะเป็นตัวจักรสำคัญในโซ่อุปทาน เพราะเป็นผู้ควบคุมปริมาณการผลิต และการจัดจำหน่าย แต่ปัจจุบัน ลูกค้า มีความสำคัญมากขึ้น เนื่องจากที่คุณภาพในการผลิตสินค้าและบริการแทบจะไม่แตกต่างกัน ดังนั้น การตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้เป็นไปด้วยความพึงพอใจสูงสุด จึงเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญที่จะทำให้บริษัทมีความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งบริษัทที่ตระหนักถึงความสำคัญ และเรียนรู้การจัดการกับสายโซ่อุปทานอย่างมีประสิทธิภาพ ย่อมจะนำมาซึ่งความได้เปรียบในการแข่งขันต้องยอมรับว่า โซ่อุปทาน ประกอบด้วยการผลิต และการกระจายของสินค้าหลากหลายรูปแบบที่แตกต่างกัน ทั้งในแง่ของเวลาการจัดส่ง ต้นทุน และความต้องการของลูกค้า ซึ่งปัจจัยทั้งหมดล้วนเปลี่ยนแปลงง่าย และทำนายได้ยาก การจัดการกับโซ่อุปทานที่มีประสิทธิภาพ จึงเปรียบเสมือนกับการรักษาสมดุลของสิ่งที่สลับซับซ้อนซึ่งต้องการการเตรียมความพร้อมที่ดีเยี่ยม และมีการวางแผนที่เหมาะสมพร้อมรับมือกับข้อมูลในอนาคตที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

การจัดการโซ่อุปทาน Supply Chain Management (SCM) คืออะไร?

การจัดการโซ่อุปทาน หรือ SCM คือ การจัดการทั้งด้านอุปสงค์ และอุปทาน การจัดหาวัตถุดิบและส่วนประกอบการผลิต การจัดเก็บ และการติดตามสินค้า การรับคำสั่งซื้อ และการจัดการคำสั่งซื้อ การจำหน่ายสินค้าทั่วทั้งสายการผลิต และการจัดส่งสินค้าแก่ลูกค้า จะเห็นว่า SCM ไม่ได้เกี่ยวข้องเพียงการเคลื่อนย้ายสินค้าเท่านั้น แต่เป็นภาพรวมที่ใหญ่กว่ามาก ดังนั้น SCM ที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้กิจการได้เปรียบในการแข่งขัน นำมาซึ่งผลกำไรที่สูงสุดการวางแผนระดับปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ จะเพิ่มคุณค่า และอำนวยความสะดวกต่อการเชื่อมโยงในภาพรวม ทำให้เกิดความเข้าใจว่าการตัดสินใจในส่วนหนึ่งส่วนใดของสายโซ่ จะส่งผลกระทบอย่างไรต่อส่วนอื่น ๆ ในสายโซ่เดียวกัน ทั้งนี้ SCM จะมีขอบเขตที่กว้างไกลกว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning, ERP) เพราะมันได้ครอบคุลมไปถึงการจัดการตั้งแต่การวางแผนคัดเลือกการปรับปรุงสินค้า การพยากรณ์ การวางแผนจัดซื้อ การจัดหาแหล่งวัตถุดิบ การวางแผนการผลิต การขาย และการขนส่งสินค้า ตลอดจนการจัดการกับสินค้าคงคลัง ขณะที่ ERP จะเน้นไปที่ การควบคุมการปฏิบัติงาน และ การจัดการสารสนเทศจากการทำธุรกรรม(Transaction) ที่เกิดขึ้นในโซ่
อุปทาน

SCM มีประโยชน์อย่างไร ช่วยการตัดสินใจได้ในระดับไหน ด้านใดบ้าง?

SCM จะช่วยในการตัดสินใจทั้งใน ระดับกลยุทธ์ และระดับปฏิบัติการ โดยในระดับกลยุทธ์นั้น เป็นการวางแผนระยะยาว ซึ่งอาจจะใกล้เคียง หรือเป็นสิ่งเดียวกับแผนการดำเนินงานของบริษัท โดยจะจัดทำ SCM ให้เป็นไปตามวิสัยทัศน์ที่วางเอาไว้ ขณะที่ระดับปฏิบัติการนั้น จะเป็นการวางแผนระยะสั้น บางครั้งอาจจะเป็นการวางแผนวันต่อวัน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามกลยุทธ์ที่วางเอาไว้ โดยการตัดสินใจด้านหลัก ๆ ประกอบไปด้วย เรื่องสถานที่ตั้ง, การผลิต, ปริมาณการผลิต/สินค้าคงเหลือ, การขาย/การจัดส่ง เป็นต้นประโยชน์ของ SCM นั้นมีอยู่อย่างกว้างขวาง โดยมีหัวใจหลักอยู่ที่การสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันนั่นเอง อาทิ ช่วยปรับปรุงการให้บริการแก่ลูกค้า ทั้งการจัดส่งสินค้าที่ถูกต้องตามความต้องการ ทันเวลา ในราคาที่เหมาะสม, ลดต้นทุนการทำ โซ่อุปทาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการทุนหมุนเวียน, เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าคงคลัง, เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งสินค้าและวัตถุดิบระหว่างคู่ค้า, ทำให้มีการวางแผนการผลิตที่เหมาะสม และทำให้จัดการกับสินค้าคงคลังได้เป็นอย่างดีทั้งนี้ SCM จะอยู่ในรูปของอีเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น เพราะส่วนสำคัญของโซ่อุปทาน คือการส่งผ่านข้อมูลข่าวสารให้ทั่วถึงกันทั้งลูกค้า และผู้ผลิต และผู้จัดจำหน่าย ผ่านระบบเน็ตเวิร์ค เพื่อเพิ่มศักยภาพในการปรับปรุงผลผลิต การลดต้นทุน และการให้บริการลูกค้า ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่ง Electronic SCM (e- SCM ) จะเปลี่ยนบทบาทในการดำเนินธุรกิจ และมุมมองต่อการตลาดเสียใหม่

การนำ SCM มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ

การนำ SCM มาใช้ให้เหมาะสมนั้นจะต้องพัฒนาขึ้นมาสำหรับทั้งระบบงานในองค์กร และเชื่อมต่อไปยังเครือข่ายโซ่อุปทาน ทั้งนี้ SCM จะต้องคำนึงถึง ความเหมาะสมของผลิตภัณฑ์ และ ระบบการสื่อสารของคู่ค้าในสายโซ่เดียวกัน เป็นสำคัญ เพราะแต่ละผลิตภัณฑ์ต้องการกลยุทธ์ที่ต่างกันไปความเหมาะสมของผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปแล้วมีผลิตภัณฑ์อยู่ 2 ประเภทคือ ผลิตภัณฑ์ทั่วไป และ นวัตกรรม- ผลิตภัณฑ์ทั่วไป มีแนวโน้มจะมีอุปสงค์ต่อผลิตภัณฑ์คงที่ มีวงจรชีวิตยาว มีกำไรต่อหน่วยน้อย จึงต้องการSMC ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ผลิตในปริมาณที่เหมาะสมต่ออุปสงค์ ด้วยต้นทุนที่ต่ำ โดยการจัดการกับผลิตภัณฑ์ประเภทนี้ต้องทำให้มีการหมุนเวียนสินค้าสูง ลดสินค้าคงค้างในระบบโดยรวม ลดเวลาสั่งซื้อโดยไม่ให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น และหาแหล่งวัตถุดิบราคาต่ำ- นวัตกรรม เป็นผลิตภัณฑ์ที่มีวงจรชีวิตสั้น และมีอุปสงค์ที่ไม่สามารถพยากรณ์ได้ จึงจำเป็นต้องมีโซ่อุปทานที่สามารถตอบสนองความต้อกงารลูกค้าที่คาดการณ์ไม่ได้อย่างรวดเร็ว การจัดการสินค้าประเภทนี้จะต้องรักษาระดับปลอดภัยของสินค้าคงคลังไว้สูง ลดเวลาสั่งซื้อให้ได้ แม้ต้นทุนจะสูงขึ้น เลือกแหล่งวัตถุดิบที่สามารถจัดส่งได้รวดเร็ว และมีความยืดหยุ่นระบบการสื่อสารของคู่ค้าในสายโซ่เดียวกัน เนื่องจากโซ่อุปทานนั้นจะต้องเกี่ยวข้องกับหลายบริษัท การสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบริษัทที่เกี่ยวข้องจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งยวดต่อประสิทธิภาพของโซ่อุปทาน โปรแกรมต่าง ๆ ที่ช่วยให้เกิดความร่วมมือระหว่างบริษัท เช่น การจัดการสินค้าคงคลังโดยผู้ขาย (Vendor Managed Inventory), การวางแผน พยากรณ์ และเติมสินค้าคงคลังร่วมกัน (Collaborative Planning Forecasting and Replenishment, CPFR), การตอบสนองอย่างรวดเร็ว(Quick Response) และ การเติมสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Continuous Replenishment) จะช่วยให้การติดต่อระหว่างบริษัทดีขึ้น โดยโปรแกรมที่กล่าวมาข้างต้นนี้ล้วนมีวัตถุประสงค์เดียวกัน คือ เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ และลดความไม่แน่นอนของข้อมูลที่สนับสนุนในสายโซ่อุปทาน

EDI

EDI ( Electronic Data Interchange ) คืออะไร ?

EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทน เอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลซึ่งทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก

EDI (Electronic Data Interchange) คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจ
ระหว่างหน่วยงานตั้งแต่ 2 หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้

 ประโยชน์ของ EDI คืออะไร ?

ประโยชน์หลัก ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
   เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
   ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
   สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด
   ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน
   เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
   เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

เอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้ EDI มาทดแทนได้ ?

เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด เช่น
   เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น
   เอกสารทางด้านการเงินได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น
   เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น
   เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น

ผลกระทบของการใช้ EDI กับระบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน ?

หลายท่านอาจกังวลว่า การนำเอา EDI มาใช้จะเข้ามาทดแทนการทำงานของพนักงาน ส่งผลให้พนักงานว่างงาน อันที่จริงแล้ว EDI สามารถช่วยลดงานเอกสารที่มีปริมาณมาก และต้องทำซ้ำๆ ทำให้เราสามารถนำพนักงานที่มีอยู่ไปพัฒนาให้ทำงานประเภทอื่นๆที่มีคุณค่าเพิ่มให้กับบริษัทได้ถือเป็นการเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่พนักงานและบริษัท

 หน้าที่ของผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกกันว่า VAN คืออะไร ?

ผู้ให้บริการ EDI ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางไปรษณีย์ ในการรับ-ส่งข้อมูลระหว่างคู่ค้า ให้สามารถรับส่งข้อมูลได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยปกติผู้ให้บริการ EDI สามารถให้บริการในการรับ-ส่งข้อมูลทั้ง EDI, File Transfer (non-EDI) และ E-mail ความรับผิดชอบหลักของผู้ให้บริการ EDI นอกจากการรับ-ส่งข้อมูลได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์แล้วยังต้องสามารถรักษาความปลอดภัย ของตู้ไปรษณีย์( Mailbox) ของลูกค้าแต่ละราย มิให้ผู้อื่นเข้าไปดูข้อมูลได้อีกด้วย

 ขอบเขตการให้บริการ EDI กว้างขวางเพียงใด ?

ท่านสามารถรับ-ส่งเอกสาร EDI ได้ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เราแบ่งผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกว่า VAN (Value Added Network) เป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ
   ผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ (Domestic VAN) เช่น การสื่อสารแห่งประเทศไทย, บริษัทชินวัตร, บริษัทไทยเทรดเน็ท, และบริษัทเอ็กซิมเน็ท บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ในประเทศและจะให้บริการเครือข่ายภายในประเทศเป็นหลัก
   ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ (International VAN) เช่น IBM , BT , AT&T บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ต่างประเทศ และให้บริการเครือข่ายระหว่างประเทศเป็นหลัก
ท่านสามารถเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ตามความเหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีเอกสารรับส่งระหว่างประเทศเป็นหลักควรเลือกใช้ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ ส่วนบริษัทที่มีเอกสารรับส่งภายในประเทศเป็นหลัก ควรใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศเพราะค่าใช้จ่ายจะต่ำกว่า

 เหตุใดจึงต้องใช้บริการของ VAN (Value Added Network) ?

หลาย ๆ บริษัทอาจคิดว่าควรติดต่อกับคู่ค้าด้วยตนเองมากกว่าการใช้บริการของ VAN เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็นหากแต่ปัญหาที่ต้องประสบรวมถึงปริมาณงานที่เกิดเพิ่มขึ้นมีดังต่อไปนี้
   การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่างระบบ ระหว่างท่านและคู่ค้าซึ่งจะมีความยุ่งยากเพิ่มขึ้น หากท่านมีคู่ค้าเป็นจำนวนมาก ต้องบริหารเครือข่ายการสื่อสารด้วยตนเอง โดยท่านต้องรับภาระในการดูแลทั้งอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ Modems การส่งและรับข้อมูล สายโทรศัพท์ และอื่นๆ
   ขาดผู้ชำนาญงานในการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจถึง EDI
   ต้องลงทุนสูงทางด้านอุปกรณ์เครือข่าย และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

 ข้อแตกต่างระหว่าง EC (Electronic Commerce)กับ EDI (Electronic Data Interchange) ?

Electronic Commerce หรือ อิเล็กทรอนิกส์วาณิชย์ หมายรวมถึงการค้าขายโดยใช้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลาง เช่น การแลกเปลี่ยนเอกสารโดยใช้ EDI การจ่ายเงินโดยใช้บัตรเครดิตผ่านสายโทรศัพท์ การโฆษณาและสั่งซื้อสินค้าผ่าน Internet เป็นต้น ดังนั้นเราอาจกล่าวได้ว่า EDI เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ EC

EDI กับ E-mail แตกต่างกันอย่างไร ?

E-mail เป็นการส่งข้อความซึ่งไม่มีรูปแบบบังคับเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่มีมาตรฐานกำหนดตายตัว ต่างจาก EDI ซึ่งข้อมูลต้องมีรูปแบบที่แน่นอนภายใต้รูปแบบมาตรฐานสากลเนื่องจากEDIเป็นการสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถ นำข้อมูลเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของบริษัทคู่ค้าได้ทันที โดยไม่ต้องมีคนบันทึกข้อมูลซ้ำ

ประโยชน์และข้อแตกต่างระหว่างการใช้ EDI กับ Fax ในการรับ-ส่งเอกสาร ?

สำหรับผู้รับเอกสารท่านสามารถนำข้อมูล EDI ที่ได้รับมาจากบริษัทคู่ค้าขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของท่านได้ทันที โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการรับเอกสารทาง Fax ซึ่งส่วนใหญ่จะประสบกับปัญหากระดาษหมด ข้อความไม่ชัดเจน อ่านไม่ได้ อีกทั้งยังไม่มีการรายงานสถานภาพความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารที่ได้รับสำหรับผู้ส่งเอกสาร ท่านสามารถนำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ของท่าน ผลิตเอกสาร EDI และส่งไปยังคู่ค้าโดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูลหรือพิมพ์ออกมาในแต่ละครั้งของการส่งหากท่านส่งเอกสารผ่านเครื่อง Fax โดยทั่วไปเอกสารต้องถูกจัดพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งไปยังคู่ค้าเป็นการเพิ่มทั้งปริมาณงานและปริมาณเอกสารกระดาษที่ใช้

 อุปกรณ์ที่ต้องจัดเตรียมในการนำ EDI มาใช้ในบริษัท ?

ระบบ EDI ที่ใช้กันอยู่ทั่วโลกมีอยู่มากมายหลายระบบในที่นี้จะขอกล่าวถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างน้อยในระบบ EDI ที่ใช้ Personal Computer เป็นตัวกลางในการรับ-ส่งข้อมูล
   เครื่อง PC รุ่น 486 ขึ้นไป ที่มีหน่วยความจำอย่างน้อย 4 MB
   Translation Software
   Modem

ค่าใช้จ่ายในการนำระบบ EDI มาใช้มีส่วนใดบ้าง ?

ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ EDI ไม่รวมถึงค่าอุปกรณ์ (Hardware) โดยทั่วไปจะประกอบด้วย
   ค่า Set up Mailbox
   ค่า Translation Software
   ค่าบำรุงรักษา Mailbox รายเดือน
   ค่าใช้บริการ (Transaction) โดยปกติคิดจากปริมาณข้อมูลที่รับส่ง (เป็นจำนวน บาท ต่อ 1024 ตัวอักษร)

 Interconnection หมายถึงอะไร และมีประโยชน์อย่างไร ?

Interconnection หมายถึงการเชื่อมต่อระบบกันระหว่างผู้ให้บริการ EDI เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าให้สามารถติดต่อ รับ-ส่งข้อมูล EDI กับคู่ค้าได้ทั้งหมด โดยเป็นสมาชิกของผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งเท่านั้น ซึ่งนอกจากจะเป็นการอำนวยความ สะดวกแล้วยังประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วยการ Interconnect อาจทำได้ระหว่างผู้ให้บริการภายในประเทศ หรือกับผู้ให้บริการ EDI ในต่างประเทศ

Internet มีประโยชน์กับ EDI หรือไม่ ?

การแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์มีแนวโน้มที่จะขยายขอบเขตการใช้งานไปยังองค์กรต่างๆ ในภาครัฐและเอกชนอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้นทั้งในแง่ของจำนวนผู้ใช้ปริมาณการใช้และลักษณะการใช้งานเครือข่าย Internet เป็นเครือข่ายที่สามารถติดต่อสื่อสารได้ทั่วโลกโดยไร้ขอบเขตหากการพัฒนาเทคโนโลยีสามารถแก้ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของการส่งผ่านข้อมูลบนเครือข่าย Internetได้แล้วนั้นจะทำให้การส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะกับการใช้เป็นช่องทางการส่งข้อมูล EDI ในอนาคต

ปัญหาและอุปสรรคของการใช้ EDI ในปัจจุบัน ?

การนำ EDI มาใช้ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันแม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรต่างๆ แต่ก็ยังคงมีปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้การใช้ EDI ในประเทศไทยไม่แพร่หลายเท่าที่ควร ดังนี้
   ผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ความสนใจและไม่มี Commitment ที่ชัดเจน
   องค์กรส่วนใหญ่ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง EDI จำเป็นต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนระบบงานและขั้นตอนการบริหารงานภายใน
   ขาดผู้ชำนาญงานทางด้าน IT ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่
   กฎหมาย และระเบียบของหน่วยงานราชการ ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้ EDI

Bar Code และ EDI เกี่ยวข้องกันอย่างไร ?

Bar Code มีประโยชน์หลักๆ ในการทำให้การรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรเป็นไปได้อย่างสะดวก รวดเร็วและถูกต้องส่วน EDI มีประโยชน์ในแง่ ที่ทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลของคอมพิวเตอร์ระหว่างองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็ว และถูกต้อง การใช้ Bar Code จะมีประโยชน์แบบครบวงจร ถ้าข้อมูลที่รวบรวมได้จาก Bar Code สามารถแลกเปลี่ยนกับ บริษัทคู่ค้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วย EDI ในขณะเดียวกัน การใช้ EDI จะมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อคอมพิวเตอร์ของแต่ละบริษัทสามารถอ้างถึงสินค้า สถานที่ ฯลฯ โดยใช้รหัส เดียวกันตามมาตรฐานสากลของ Bar Code เช่น EAN Product Code หรือ EAN Location Number ดังนั้นหากสามารถนำ BarCode และ EDI มาใช้ร่วมกันได้ จะทำให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

EDI/EDI Web คืออะไร

ในระบบ EDI/EDIWebผู้ส่งสามารถส่งข้อมูลโดยคียข้อมูลผ่านโปรแกรม EDI หรือ Web Browser เข้าสู่ระบบเครือข่าย EDI และคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย EDI ส่งข้อมูลผ่านไปยังผู้รับ ซึ่งผู้รับสามารถอ่านข้อมูลได้บนจอคอมพิวเตอร์ผ่านโปรแกรม EDI หรือ Web Browser 

     รูปแบบการใช้งานของระบบEDI/EDIWeb สำหรับผู้ส่งและผู้รับสามารถใช้ Web Browser และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตในการส่งข้อมูลเข้าเครือข่าย EDI จะเหมาะสมกับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางที่ไม่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กับระบบคอมพิวเตอร์อื่น ๆ เช่นระบบบัญชี ระบบคงคลัง ระบบวางแผนการผลิต เป็นต้น หากผู้รับหรือผู้ส่งใช้โปรแกรม EDI ในการรับส่งข้อมูลจะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบงานอื่น ๆ ได้ประโยชน์ในการใช้ระบบ EDI 

ระบบอีดีไอ ทำงานอย่างไร

การแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจในระบบอีดีไอ มีขั้นตอนการทำงานระหว่าง เครื่อง

คอมพิวเตอร์ของผู้ส่งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ดังนี้

1. ผู้ส่งเอกสารอีดีไอ (Sending System)

- เริ่มต้นผู้ส่งต้องมีโปรแกรม (In House Application) สำหรับบันทึกข้อมูลของเอกสารต่าง ๆ เช่น invoice ใบขนสินค้า เป็นต้น โปรแกรมนี้ผู้ส่งอาจจะพัฒนาเองหรือซื้อที่เขาพัฒนาเสร็จแล้วก็ได้

- ผู้ส่งบันทึกรายละเอียดของเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์

- ผู้ส่งตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของข้อมูลที่บันทึกเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อีกครั้งก่อนที่จะส่งไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ

- ผู้ส่งสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนส่งข้อมูลไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ของผู้รับเมื่อได้รับคำสั่ง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งก็จะทำการคัดแยกข้อมูล ที่ต้องการส่ง (Extracted Data) จากฐานข้อมูล (DB file) ให้อยู่ในรูปที่พร้อมจะถูกแปลงเป็นเอกสารอีดีไอ

- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงข้อมูลที่ต้องการส่งให้อยู่ในรูปของเอกสารอีดีไอหรือที่เรียกว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EDIFACT Format

- จากนั้นก็เป็นหน้าที่ของชุดคำสั่งสำหรับการติดต่อสื่อสารข้อมูล (Communication Protocol เช่น VAN Protocol หรืออื่น ๆ) ที่จะส่งข้อมูลไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอ

2. ผู้ให้บริการอีดีไอ (VANS: Value added Network System)เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอจะดำเนินการดังต่อไปนี้

- ตรวจสอบสิทธิการใช้บริการอีดีไอของผู้ส่ง เช่น ตรวจสอบรหัสผ่าน เป็นต้น

- เมื่อได้รับข้อมูลจากผู้ส่งแล้วทำการแปลงข้อมูลจากมาตรฐาตหนึ่ง ไปเป็นอีกมาตรฐานหนึ่งในกรณีที่ผู้ส่ง และผู้รับใช้มาตรฐานอีดีไอแตกต่าง (Optional)

- ตรวจสอบข้อมูลว่าตรงตามมาตรฐานหรือไม่ (Optional)

- นำเอกสารอีดีไอที่ได้รับจากผู้ส่ง ไปเก็บไว้ใน Mailbox (ตู้ไปรษณีย์) ของผู้รับ

3. ผู้รับเอกสารอีดีไอ (Receiving System)เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะดำเนินการดังต่อไปนี้

- ผู้รับติดต่อมายังเครื่องของผู้ให้บริการอีดีไอผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ เพื่อรับเอกสารที่อยู่ใน Mailbox ของตน

- อ่านเอกสารอีดีไอ (ในรูป ของ EDIFACT Format) จาก Mailbox ของตน และส่งข้อความตอบรับแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงเอกสารอีดีไอให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้รับเอาไปใช้งานภายในองค์กรได้

- เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะนำข้อมูลที่ผ่านการแปลงเรียบร้อยแล้ว (Deformated data) มาทำการประมวลผล และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล (DB file)